ISO 9001 Belgesi Nasıl Alınır? Adım Adım Kılavuz

ISO 9001 KYS (Kalite Yönetim Sistemi) bir işletmenin uluslararası standartlarını belirleyen bir belgedir. Şirketlerin kalite süreçlerini düzenlemelerine ve müşteri memnuniyetini artırmalarına yardımcı olur. ISO 9001 belgesi almak, işletmenize birden çok avantaj sağlayabilir, ancak bu sürecin dikkatli bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. ISO 9001 belgesini almanın adım adım kılavuzunu bu blog devamında inceleyebilirsiniz,

Öncelikle ISO 9001 Nedir?

ISO 9001, Uluslararası Standardizasyon Örgütü (ISO) tarafından yayımlanan ve kalite yönetim sistemlerinin gereksinimlerini belirleyen bir standarttır. ISO 9001, müşteri memnuniyetini artırmayı, süreçleri iyileştirmeyi ve sürekli gelişimi teşvik etmeyi amaçlar. Bu standart, tüm organizasyonlar için uygulanabilir ve her ölçekteki işletmelere göre çalışılabilir. Ayrıca sektör fark etmeksizin her sektörde ISO 9001 belgesi çalışılabilmektedir.

ISO 9001 belgesi gönüllülük esaslı alınır. Yasal gereklilik değildir.

Ancak günümüzde işletmelerin satış yapabilmeleri, ihalelere katılabilmeleri veya yurtdışına satış yapabilmeleri için müşteri isteri olarak sürekli işletmelerin karşısına çıkabilmektedir.

ISO 9001 Belgesi Neden Önemlidir?

ISO 9001 belgesinin alınmasının başlıca avantajlarını sıralayacak olursak;

• Müşteri Memnuniyeti: Kalite yönetim sistemlerinin uygulanması müşteri memnuniyetini artırır.
• İç Süreçlerin İyileştirilmesi: Süreçlerin sistematik olarak iyileştirilmesi sağlar.
• Pazar Rekabeti: Uluslararası pazarda rekabet avantajı sağlar.
• Yasal Uyumluluk: Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uyumu artırır.
• Risk Yönetimi: Risklerin yönetilmesini ve minimize edilmesini sağlar.
• Müşteri-ihale isteri: Sektörde iş yapabilmek veya müşteri isterini karşılayarak iş süreçleri devam eder.

ISO 9001 Belgesi Almak İçin Gereken Adımlar

ISO 9001 belgesi almak için süreç içinde bazı adımları takip etmek gereklidir. İşte bu adımlar:

Adım 1: ISO 9001 Standartlarını Anlama

Standardı https://intweb.tse.org.tr/standard/standard/standardara.aspx linkini kullanarak satın alabilir veya bizlere ulaşarak talep edebilirsiniz.

B süreçlere başlarken öncelikle, ISO 9001 standartlarının ne olduğunu ve gerekliliklerini anlamalısınız.

ISO 9001:2015, mevcut en güncel sürümdür ve bu standart hakkında bilgi edinmek için şu kaynakları kullanabilirsiniz:

• ISO’nun resmi web sitesi
• Kalite yönetim sistemi kapsamında destek veren kişi yada kuruluşlar,
• ISO 9001 kitapları ve eğitim materyalleri,

Adım 2: Üst Yönetimin Taahhüdünü Sağlama

ISO 9001 belgesini almak için organizasyonun üst yönetiminin bu sürece tamamen bağlı olması gerekir. Üst yönetim, kalite yönetim sisteminin uygulanması ve sürekli iyileştirilmesi için gerekli kaynakları sağlamalıdır. Yönetimin destek vermediği işletmelerde bu süreç sekteye uğrayıp ilerletilememektedir.

Adım 3: Mevcut Süreçlerin Değerlendirilmesi

Mevcut kalite yönetim süreçlerinizi değerlendirerek hangi alanlarda iyileştirme gerektiğini belirleyin. Bu değerlendirme, süreçlerinizi gözden geçirmeyi ve olası eksiklikleri tespit etmeyi içerir. Bu konu ile ilgili alanında uzman kişi yada kuruluşlardan destek alabilirsiniz.

Adım 4: Kalite Yönetim Sistemi Kurulumu

ISO 9001 standartlarına uygun bir kalite yönetim sistemi kurun. Bu sistem, şu unsurları içermelidir:

• Kalite Politikasının Belirlenmesi: Şirketinizin kaliteye yaklaşımını ve hedeflerini tanımlayan bir kalite politikası oluşturun.
• Kalite Hedeflerinin Belirlenmesi: Net ve ölçülebilir kalite hedefleri belirleyin.
• Süreçlerin Belirlenmesi ve Dokümantasyon: İş süreçlerinizi tanımlayın ve bunları dokümante edin. Prosedürler, talimatlar ve iş akışları oluşturun.
• Sorumlulukların Tanımlanması: Her bir süreç için sorumlu kişileri belirleyin ve bu kişilere gerekli yetki ve sorumlulukları verin.
• Eğitim ve Bilinçlendirme: Çalışanlarınıza kalite yönetim sistemi hakkında eğitim verin ve farkındalıklarını artırın.
• Gerekli prosedür, talimat, iş akışları ve diğer sistem dokümanlarının oluşturulmasını sağlayın.

Adım 5: İç Denetimler ve Yönetim Gözden Geçirme

Kurulan kalite yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek için iç denetimler gerçekleştirin. Bu denetimler işletmedeki tüm birimleri kapsamalıdır. (Üretim, Finans, Kalite, Üst yönetim, Satın alma, İK) Bu denetimler, sistemin işleyişini ve standartlara uyumunu kontrol eder. İç denetimlerden elde edilen bulgulara göre gerekli düzeltici ve önleyici eylemleri belirleyin. Ayrıca, üst yönetimle birlikte kalite yönetim sistemini gözden geçirin. Birimler bünyesinde yapılan denetim sonucunda çıkan uygunsuzluklar için düzeltici aksiyonlar alın.

Adım 6: Düzeltici ve Önleyici Eylemler

İç denetimlerde ve gözden geçirmelerde tespit edilen sorunlara yönelik düzeltici ve önleyici eylemler uygulayın. Bu adım, kalite yönetim sisteminizin sürekli olarak iyileştirilmesini sağlar.

Adım 7: Sertifikasyon Başvurusu

Kalite yönetim sisteminizi kurduktan ve gerekli iç denetimleri yaptıktan sonra, bir sertifikasyon kurumu ile iletişime geçin ve ISO 9001 belgesi için başvurun. Sertifikasyon kurumları, sisteminizi bağımsız olarak değerlendirecek ve gerekli belgeleri sağlayacaktır. Bu konu ile ilgili DK belgelendirme olarak bizden hizmet sağlayabilirsiniz.

Adım 8: Dış Denetim

Sertifikasyon kurumu, kalite yönetim sisteminizi bağımsız bir dış denetim sürecine tabi tutacaktır. Bu denetim, sisteminizin ISO 9001 standartlarına uygun olup olmadığını belirler. Denetim sırasında, süreçlerinizin ve dokümantasyonunuzun standartlarla uyumlu olup olmadığı kontrol edilir. Yönetim sisteminiz için bir rapor hazırlanır. Varsa uygunsuzluklarınız tarafınıza ibraz edilir.

Adım 9: Sertifika Verilmesi

Denetim sonucunda, sisteminizin ISO 9001 standartlarına uygun olduğuna karar verilirse, ISO 9001 sertifikası verilir. Sertifikanın alınmasıyla birlikte, kalite yönetim sisteminiz uluslararası standartlara uygun olarak onaylanmış olur. Bu aşamada rahatlıkla iç ve dış piyasadaki müşterilerinize sertifikanızı sunabilirsiniz.

Adım 10: Sürekli İyileştirme ve İzleme

ISO 9001 belgesini aldıktan sonra, sisteminizi sürekli olarak izlemeli ve iyileştirmelisiniz. ISO 9001, sürekli gelişimi teşvik eder ve bu yüzden düzenli iç denetimler ve gözden geçirmeler yapmanız gerekmektedir. Ayrıca, sertifikasyon kurumunuz tarafından belirli aralıklarla yapılan takip denetimlerine de hazırlıklı olmalısınız. Bir yıllık sürelerde ilgili sertifikasyon kuruluşu sisteminizin uygunluğunu ve sürdürülebilirliğini kontrol eder.

4. ISO 9001 Belgesi Almanın Maliyetleri ve Zaman Çizelgesi

ISO 9001 belgesi almak, organizasyonunuza bazı maliyetler ve zaman harcaması getirebilir. Bu maliyetler genellikle şu unsurları içerir:

• Personel Ücretleri: ISO 9001 konusunda danışmanlık almak gerekebilir veya alanında uzman kişileri işe almanız
• Eğitim Ücretleri: Çalışanlarınız için eğitim düzenlemeniz gerekebilir.
• Sertifikasyon Ücretleri: Sertifikasyon kurumu tarafından alınan ücretler.
• Dokümantasyon ve Sistem Kurma: Kalite yönetim sisteminin kurulumu için yapılan harcamalar.
• Fiziki Şartlar: ISO 9001’ göre işletmenizde olması gereken fiziki şartlar için çıkan ücretler. (Uygunsuzluk alanının oluşturulması, test ve ekipman ücretleri, hurda alanının oluşturulması vs..)

Zaman çizelgesi ise organizasyonun büyüklüğüne, mevcut sistemlerin durumuna ve uygulama hızına göre değişiklik gösterebilir. Genellikle, bu süreç birkaç aydan bir yıla kadar sürebilir.

5. ISO 9001 Sertifikası ile İlgili Sık Sorulan Sorular

Soru 1: ISO 9001 belgesi ne kadar süre geçerlidir?

ISO 9001 belgesi genellikle bir yıl süreyle geçerlidir. Bu sürenin sonunda, sertifikayı yenilemek için tekrar denetim yapılması gerekmektedir.

Soru 2: ISO 9001 belgesi almak zor mudur?

ISO 9001 sertifikası gönüllülük esaslıdır. Müşteri, ihale, şartname isteri olmadığı müddetçe yasal zorunluluk değildir.

Soru 3: Küçük işletmeler ISO 9001 belgesi alabilir mi?

Evet, ISO 9001 standardı her türden organizasyon için uygundur, büyük ya da küçük fark etmez. Çalışan sayısı fark etmez, işletmenin şube sayısı fark etmez, işletmenin bulunduğu sektör fark etmez.

Soru 4: ISO 9001 belgesi fiyatı?

İşletmenizi mevcut durumuna göre ve hangi akreditasyon talep ettiğinize göre değişkenlik gösterebilir. Daha detaylı bilgi için bizlere ulaşabilirsiniz. 

Soru 5: ISO 9001 belgesi alırken başvuru evrakları nelerdir?

Vergi levhası, imza sirküsü, faaliyet belgesi, kuruluş gazetesi ve son ay SGK hizmet listesi ile işlemler başlatılabilmektedir.

Soru 6: ISO 9001 belgesini nereden alabilirim?

https://www.turkak.org.tr/ sitesinden sertifika vermeye yetkili kuruluşları inceleyebilir bu firmalardan hizmet sağlayabilirsiniz.

Soru 7: ISO 9001 belgesi ne kadar sürede çıkar?

İşletmeniz için yapılacak belgelendirme süresini etkileyen faktörler vardır. Bu sorunun cevabı işletmenizin mevcut durumuna bağlıdır. Ön çalışma, dokümantasyon, personel yapısı varsa sadece belgelendirme denetimi icra edilerek süreç hızlandırılabilir. Ancak altyapı ve ön çalışma yoksa ilk önce ISO 9001 sistem kurulumu yapılıp daha sonra belge alınabilir. Ortalama TÜRKAK akredite bir belgeyi 20-25 günde alırken YURTDIŞI 9001 belgesi 3-6 günde hazırlanabilmektedir.

Sonuç

ISO 9001 belgesi, işletmenizin kalite yönetim sistemini uluslararası standartlara göre düzenlemenize yardımcı olan önemli bir belgedir. Süreçlerinizi sistematik olarak iyileştirmek, müşteri memnuniyetini artırmak ve rekabet avantajı sağlamak için ISO 9001 belgesi almak iyi bir adımdır. Yukarıda belirtilen adımları takip ederek, bu süreci başarılı bir şekilde tamamlayabilir ve ISO 9001 sertifikasına sahip olabilirsiniz. Dk belgelendirme olarak on yılı aşkın süredir işletmeler ISO 9001 yönetim sistemi kapsamında hizmet sağlıyoruz. İşletmenizi yapısına ve mevcut durumuna göre hareket edebilir, ihtiyacınıza göre süreci ilerletebiliriz. Referanslarımız, hizmet teklifi veya daha fazla bilgi almak için bize ulaşabilirsiniz.